为切实为群众办实事解难题，务实服务中小外贸企业，近日，中国贸促会商业行业委员会（下称“商业贸促会”）举办“为民办实事、服务中小企业”系列活动——2021年中小外贸企业技术传播能力提升公益培训。

商业贸促会秘书长、ISO国际注册专家姚歆表示，《中国贸促会关于印发2021年促进中小企业发展工作要点的通知》提出：建立中小外贸企业技术传播公共服务平台，为中小企业提供与出口产品、售后服务相关的使用说明书、维修手册编写服务，满足贸易目的国（或地区）标准和技术法规要求，商业贸促会举办系列活动主要是为了培训中小企业技术传播在对外出口业务中的重要作用，对中小外贸企业技术传播公共服务平台进行推介。

首场活动针对编制合规的产品使用说明书进行培训。中国国际商会商业行业商会技术传播专业委员会秘书长、IEC国际注册专家刘勇指出，产品制造商编制的使用信息应当能够指导用户安全、高效、环保、经济地使用产品。美国消费品安全委员会（CPSC）曾发布一条召回通报，一批产自中国的某品牌带灯吊扇由于随附的安装说明书存在缺陷，可能导致安装错误引发灯球脱落而造成意外伤害，受到美国和加拿大联合召回，总量超16万件。企业不仅面临召回而产生的一系列物流运输、仓储、返工等一系列经济损失，对后续的订单也产生了不利影响。刘勇提醒，企业不能固守“价格合理，所以产品一定能够畅销海外”这种观念，编制合规的产品说明书更为重要。另外，由于新冠肺炎疫情仍在蔓延，相关抗疫产品出口美国和欧盟市场较多，企业编制的产品使用说明书如果没有达到要求，可能导致产品无法获得FDA认证和CE认证而不能出口。

编制合规的产品使用说明书，不仅能助力中小外贸企业规避出口风险，还能为中小企业发展赋能。刘勇表示，合规的产品使用说明书既能提供最佳用户体验，赢得满意度和口碑，占领市场。同时也可以让潜在客户了解产品，创造销售机会。同时，好的产品使用说明书可以方便用户正确使用，减少产品损坏，减少售后服务的负担甚至做到“零售后”。有企业还会据此建立用户跟踪反馈渠道，持续改进产品。比如海信的说明书现在基本上都采用电子版、手机端还有互联网端。针对每个功能都有点赞和吐槽选项，让用户可以对产品功能进行评价，数据被捕捉到后台服务器进行分析，再传递给研发部门。

中小外贸企业应如何编制合规的产品使用说明书？刘勇以美国市场为例介绍说，编制流程主要有辨别产品所适用的法案和法律法规、确定产品的主管联邦机构、确定必需的标准和自愿执行标准、确定详细说明书的最低具体要求等步骤。此外还需要掌握技术写作、设计、可视化、可用性、法律知识甚至心理学知识的专业技术写作人员。“对于中小企业来说，找专业的手册编制外包公司并不合适，因为大型企业动辄投入百万元到该项工作中，而中小企业无力负担。找广告公司或者自己编写，都无法确保做到合规。”刘勇表示，中国贸促会搭建了全国中小外贸企业技术传播公共服务平台（www.sinodtp.com），企业可分别针对特定产品的特定国家和地区定制模板，在线编制使用说明书，目前已涵盖中国、美国、日本和欧盟、东盟等国家和地区。